אחת ההתנגדויות הנפוצות ביותר לבניית הסכמות בארגונים נשמעת כך: "ברגע שפותחים את זה לדיון – זה לא נגמר". מאחורי המשפט הזה מסתתר חשש עמוק ומובן מאובדן שליטה, מטשטוש סמכות ומהפיכת כל החלטה לזירה מתישה של דרישות סותרות.
החשש הזה אינו תיאורטי; מערכות רבות חוו תהליכים שיתופיים שהפכו למעייפים או חסרי תוצאה. אבל הבעיה אינה בעצם הרעיון, אלא באופן שבו ניגשים אליו. בניית הסכמות היא תהליך מובנה, שבבסיסו מתודות ברורות המאפשרות לשלוט בתהליך ולהגיע לתוצאות.
שלב ראשון – החלטות מקדימות (יצירת התשתית)
לפני שצוללים לדיון, יש לקבל שלוש החלטות:
- מי הם "בעלי העניין", כלומרמי צריך לקחת חלק בתהליך – אלו שיושפעו מההחלטה? המומחים לנושא? אלו שדעתם רחוקה ושעשויים להציע ביקורת אפקטיבית?
- מהי רמת השיתופיות – האם אנחנו בהיוועצות רחבה בלבד או בשותפות מלאה בקבלת ההחלטה?
- מהו סוג ההסכמה הנדרש – האם אנחנו מחפשים קונצנזוס, החלטת רוב, או הסכמה (Consent) – כזו שמייצגת לא את ההעדפה האישית, אלא את מרחב הסובלנות של הקבוצה ("בטוח דיו כדי לנסות, מספיק טוב לעכשיו").
שלב שני – מתודת העבודה
הדיון עצמו אינו "זירה פתוחה", אלא תהליך שנע בין פתיחה לסגירה, ושכולל:
- זיהוי המניע (Drive): התהליך מתחיל בזיהוי "מתח" – סוגיה בוערת בשטח.
- היוועצות ואיסוף שיקולים: במקום להעלות פתרונות מיד, אנחנו שואלים: "מה כדאי לקחת בחשבון כדי להגיע לפתרון אופטימלי?".
- בניית הצעה קונקרטית: ניסוח הצעה ממוקדת על בסיס השיקולים שעלו.
- טיפול בחששות והתנגדויות: שימוש ב"מנגנונים מרככים" (כמו פיילוט או הגדרת תוקף זמני) שהופכים את קבלת ההחלטה לפחות מאיימת.
שלב שלישי – התכנסות והחזרת הקרקע היציבה
שיח פתוח שלא מתכנס להבהרה משאיר אחריו תחושת תלישות. חלק בלתי נפרד מבניית הסכמות הוא ניסוח ברור של מה הוסכם, מה לא, ומי נושא באחריות להמשך. לא כהצהרה כוחנית, אלא כהחזרת הקרקע היציבה שמתחת לרגליים של כל המעורבים. כשהתהליך הוא שיתופי, הצוות לא "מציית" להחלטה – הוא מקיים את ההסכמה שהוא עצמו היה שותף ליצירתה.
השורה התחתונה: הסכמות אינן איום על השליטה – הן האלטרנטיבה היחידה לשליטה שנשחקת לאורך זמן. בניית הסכמות היא לא בחירה באיטיות, אלא ביציבות שמאפשרת לאנשים שונים להמשיך לפעול יחד גם כשהדברים מורכבים. כשעובדים עם תשתית ברורה, אנחנו לא רק יוצרים מסמך עבודה, אלא בונים תרבות של אמון ומחויבות.