בתי ספר, בדומה לארגונים מורכבים ודינמיים אחרים, נחווים לא אחת כסביבה שפועלת במצב חירום מתמשך. השגרה היומיומית בהם מורכבת מרצף של אירועים דחופים: הורה כועס בטלפון, אירוע משמעת בהפסקה או מורה שמרגישה שחצו את הגבול שלה. בתוך המציאות הזו, הצוות החינוכי פועל לעיתים קרובות כמו צוות בחדר מיון: הוא נדרש לקבל החלטות במהירות, לעצור הסלמה, לחבוש את הפצע ולהמשיך הלאה לאירוע הבא.
במציאות כזו, "בניית הסכמות" נשמעת כמו פריבילגיה – תהליך איטי ומעמיק שאין עבורו פנאי. אבל אני רוצה להציע קריאה אחרת של המצב: בניית הסכמות היא לא מחלקת שיקום שמגיעים אליה רק כשמשהו כבר נשבר וזקוק לתיקון ארוך. היא הרפואה המונעת של הארגון. היא לא נועדה להתקיים רק כשיש שקט; היא הדרך היחידה לייצר שקט בתוך הכאוס.
המחיר של טיפול בסימפטומים
כשהמערכת פועלת לאורך זמן בתודעת חירום, מתקבע דפוס שבו כל אירוע מטופל כבעיה נקודתית. בלי למידה מצטברת ובלי תשתית רוחבית, אנחנו נדונים למעגל אינסופי של כיבוי שריפות. המחיר לא תמיד נראה לעין באופן מיידי, אך הוא מחלחל פנימה: בעייפות של הצוות, בתחושת שרירותיות של החלטות, ובקונפליקטים שחוזרים שוב ושוב באותה צורה.
ניהול שמבוסס רק על תגובות מיידיות שוחק את האמון ואת הוודאות. כאשר אירוע חוזר על עצמו – בין אם מדובר במתח סביב קבוצות הווטסאפ או בחילוקי דעות על שיטות הערכה – זהו סימן ברור שהארגון זקוק למרחב של הסכמות ולא לעוד פלסטר נקודתי. זהו לב ליבה של הרפואה המונעת: היכולת להפוך את ה"תקלה" להזדמנות ליצירת תשתית.
שריר ההסכמות: מהדחוף אל החשוב
לפעמים, ברגע האמת, אין ברירה אלא לקבל החלטה מהירה ומיידית. אך ברגע שהאירוע כבר אינו בגדר "סכנת חיים" ארגונית, זה הזמן להניח את כלי החירום ולשבת סביב השולחן. יתרה מכך, מנהיגות שמבוססת על הסכמות צריכה להחליט לפעמים שהטיפול בבעיה הנקודתית יחכה, לטובת ניסוח מנגנון תגובה מוסכם. זהו המעבר מחשיבה על ה"כאן ועכשיו" לחשיבה מערכתית שתנחה את הצוות גם בעתיד.
בפרקטיקה זה אומר, למשל, שהטלפון מההורה ימתין חצי שעה, משום שעכשיו הצוות יושב לנסח עקרונות פעולה משותפים: מהם מנגנוני הדיווח? מי הדמות שמתקשרת ישירות עם ההורים? מתי? מהו מנעד התגובות הלגיטימי? ואיך ממשיכים לעבוד מול הילד/ה ביום שאחרי?
פיתוח שפה ארגונית ככלי לזמן משבר
התהליך הזה לא רק פותר את הבעיה הספציפית, הוא בונה את -DNA הארגוני. בתחילה, עצירה לטובת בניית הסכמות עשויה להיתפס כמעכבת, אך ככל שמתפתחת בארגון שפה ותרבות של הסכמות, היכולת לפעול בתוך משבר משתנה ומשתפרת. כשיש שפה משותפת, גם כשהפתעה או משבר דופקים בדלת, הצוות לא פועל מתוך פאניקה אלא מתוך מודל עבודה מוכר. הסכמות מוקדמות יוצרות "קיצורי דרך" מחשבתיים שמאפשרים לפעול בצורה מהירה, יעילה ומגובה. כך, במקום שכל אירוע יערער את המערכת, הוא פוגש מערכת חיסון חזקה שיודעת לעכל אותו.
השורה התחתונה:
בארגון תמיד יהיו מקרים דחופים ומפתיעים. אי אפשר להתכונן להכל, ולא כדאי לנסות לבטל את חדר המיון; הוא חלק בלתי נפרד מהחיים הדינמיים של הארגון. אבל אל תתנו לו להיות המחלקה היחידה. בניית הסכמות היא הדרך שלכם להבטיח שגם בתוך הכאוס, יש לכם מצפן שמכוון ליום שאחרי וחוסן שמאפשר לצמוח מתוך המשבר הבא